Offres d'emploi

MASC Logo 72dpi


Gestionnaire de bureau et coordonnateur.trice 
aux réservations


Nous accepterons des candidatures jusqu’à ce que le poste soit comblé.

MASC est un organisme dynamique, à but non lucratif, qui collabore avec 140 artistes professionnels de diverses origines culturelles, depuis 31 ans. Ces derniers oeuvrent dans les écoles et la communauté, offrant des expériences d’excellence artistique et de processus créatifs qui éveillent la créativité, approfondissent la conscience et encouragent la compréhension. Des spectacles et des ateliers sont offerts en anglais et en français dans l'est de l'Ontario et l'ouest du Québec, dans toutes les disciplines artistiques.

Le Gestionnaire de bureau/Coordonnateur.trice de réservations est responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau et de ses systèmes d’administration, assurer la gestion des bénévoles et stagiaires et gérer une portion des réservations d’artistes dans les écoles et dans la communauté. 

RESPONSABILITÉS
Ce poste a deux rôles distincts : 

1) GESTIONNAIRE DE BUREAU : responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau et de ses systèmes d’administration, assurer la gestion des bénévoles et stagiaires. 

Gestion de bureau 

  • Gérer l’administration financière de l’organisme: paiement carte de crédit et réconciliations, dépôt à la banque etc. 
  • Fournir des conseils sur le remplacement et l'achat d'équipement 
  • Assurer une efficacité optimale du bureau avec le support informatique 
  • Assurer la liaison avec tous les fournisseurs et prestataires de services de MASC 
  • Former le personnel à l’utilisation de l'équipement de bureau et à la base de données 
  • Commander des fournitures de bureau au besoin 

Base de données 

  • Assurer le suivi des modifications à apporter dans la base de données, effectuer les modifications de base et superviser les modifications plus complexes avec le fournisseur de services 
  • Mise à jour régulière de la base de données 
  • Production de contrats annuels d'artistes 

Appui aux événements 

  • Gérer les inscriptions et assurer le suivi des paiements 
  • Gérer les réservations d'hébergement et de voyage 
  • Organiser les groupes, générer des listes et des étiquettes d'identification 
  • Appui événementiel sur le site 

Gestion des bénévoles et stagiaires 

  • Recrutement, formation, gestion et appui aux bénévoles et stagiaire au bureau et lors d’événements 

2) COORDONNATEUR.RICE AUX RÉSERVATIONS : Ce rôle est partagé entre deux employées chez MASC. Les deux sont responsables d’assurer l’efficacité de tous les aspects du processus de réservation des artistes MASC, en veillant à fournir un service de haute qualité et à entretenir de bonnes relations avec les écoles, les établissements communautaires et les artistes. 

  • Réservations en anglais et en français dans les écoles et dans les établissements communautaires et pour personnes âgées 
  • Utilisant notre base de données, gérer les factures et confirmations aux artistes et aux établissements scolaires et communautaires, en plus du matériel de soutien 
  • Gérer les allocations de subventions pour les différents programmes 
  • Établir et maintenir les relations d’affaires avec les clients : enseignants, directeurs d’école et partenaires communautaires 
  • Rester informé sur les programmes d’artistes MASC, les enjeux en éducation et la culture générale à l’école 
  • Autres tâches au besoin 

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Bilingue (Français/Anglais) oral et écrit 
  • Diplôme d'études postsecondaires en arts ou en administration ou minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire 
  • Expérience en administration financière 
  • Très bonne connaissance de Filemaker Pro et de la gestion de base de données 
  • Maîtrise d'Excel, Word et Outlook, Sharepoint, Teams et d'autres programmes 

PROFIL DU CANDIDAT IDÉAL

  • Organisé et efficace 
  • Prends l'initiative 
  • Offre un excellent service à la clientèle 
  • Multitâches - en sachant prioriser les tâches 
  • Soucieux du détail 
  • Esprit d’équipe mais aussi très autonome 
  • Fonctionne bien sous pression 

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Ce poste requiert 40 heures par semaine, étalées sur 44 semaines par an, de la fin août à la fin juin, renouvelable chaque année 
  • Salaire : 23,00 $ de l'heure 
  • Avantages sociaux disponibles 
  • Durant la pandémie : télétravail (ordinateur fourni) 
  • Date de début : lundi 25 août 2021 

Comme MASC accorde de l'importance à la diversité de son effectif, nous encourageons les candidats à s'identifier comme membres des groupes suivants : minorités visibles, peuples autochtones et personnes handicapées. 

Pour présenter votre candidature, envoyez votre lettre de motivation et CV : michelineshoebridge@masconline.ca