Possibilités d’emploi

Responsable de bureau et assistant.e aux événements 

MASC est un organisme de bienfaisance dynamique de taille moyenne qui fait appel à des artistes professionnels issus de diverses cultures pour intervenir dans les écoles et les communautés depuis plus de 35 ans. Nous visons à approfondir la sensibilisation et à encourager la compréhension grâce à des spectacles, des ateliers, des programmes de résidence d’artistes et des festivals annuels. 

Le ou la Coordonnateur(trice) administratif(ve) et des événements de MASC est responsable du bon fonctionnement de l’ensemble des systèmes administratifs, financiers et de soutien du bureau, de l’appui aux événements, de la gestion des bénévoles, ainsi que de la coordination partielle des réservations d’artistes dans les écoles. 

MASC recherche une personne organisée et efficace, qui croit en notre mission et souhaite faire partie d’une équipe engagée et dynamique. Une personne bilingue (français et anglais) qui aime faire une différence grâce aux arts. Ce poste demande une personne autonome, capable de prendre des initiatives, de résoudre des problèmes, qui travaille bien en équipe et de façon indépendante, souvent sous pression. 

RESPONSABILITÉS 

Ce poste comprend deux volets principaux : gestion de bureau et soutien aux événements. 

1) GESTION DE BUREAU 

Gestion générale 

• Fournir des recommandations concernant l’achat ou le remplacement de matériel et de logiciels 

• Assurer l’efficacité et la cohérence du fonctionnement du bureau; proposer des systèmes et mettre à jour les procédures 

• Former l’équipe aux systèmes et outils du bureau 

• Résoudre les problèmes techniques et collaborer avec les consultants en TI si nécessaire 

• Être le point de contact avec les compagnies d’assurance et les fournisseurs de services 

• Préparer les réunions en présentiel, en ligne ou hybrides (incluant traiteur, équipement technique, etc.) 

• Visites au bureau au moins une fois par semaine : arroser les plantes, ramasser le courrier, classement, rangement de l’espace 

• Gérer l’équipement pour les employées, pour les programmes médias et les fournitures de bureau nécessaires 

• Mise à jour régulière de la base de données : CA, bénévoles, donateurs 

• Appuyer l’équipe dans les recherches statistiques 

Processus financiers 

• Être l’interlocuteur principal de la comptable de MASC 

• Gérer les comptes à payer et à recevoir 

• Gérer les paiements liés aux contrats de services et évaluer régulièrement leur rentabilité 

• Traiter et suivre les achats effectués par carte de crédit 

• Effectuer les conciliations bancaires et des cartes de crédit mensuellement 

• Préparer et effectuer les dépôts bancaires hebdomadaires 

• Maintenir des registres financiers précis et assurer une codification adéquate des dépenses 

• Suivre les flux de trésorerie et signaler toute anomalie 

• Appuyer la préparation de la vérification annuelle 

• Participer au suivi budgétaire et à la production de rapports financiers 

Soutien aux ressources humaines 

• Coordonner le processus de recrutement et d’accueil : affichage des postes, planification des entrevues, documentation des nouveaux employés 

• Mettre à jour les dossiers du personnel : vacances, congés de maladie, autres absences 

• Assurer la gestion de la paie: Suivre et traiter les remboursements de dépenses et les feuilles de temps 

• Administrer les avantages sociaux des employés : inscription, modifications, communication avec les fournisseurs 

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques RH en conformité avec les normes organisationnelles et légales 

• Soutenir les processus de gestion de la performance : suivi des périodes de probation, cycles d’évaluation 

• Être une personne-ressource pour les questions liées aux RH 

2) SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS 

En collaboration avec les directeurs.trices des événements, ce poste offre un soutien complet à toutes les étapes de la planification et de la réalisation des événements : 

• Gestion des inscriptions : mise en place des systèmes d’inscription (via siteweb de MASC, Eventbrite etc), traitement des inscriptions, suivi des paiements 

• Coordination des artistes : préparation et envoi des contrats, coordination des déplacements, de l’hébergement et des besoins particuliers 

• Logistique et approvisionnement : réservation des autobus, commande de matériel promotionnel (ex. : t-shirts), coordination des services de traiteur, achats et location de matériel 

• Apporter un soutien logistique:  pour l’achat, l’emballage et la livraison du matériel et des fournitures des événements. 

• Soutien sur place : aide logistique lors des événements, transport et installation de matériel  

• Coordination des bénévoles et stagiaires : Obtenir du financement, soumettre des rapports, recruter, former, planifier et superviser les bénévoles et les stagiaires pour soutenir les événements. 

Autres tâches selon les besoins 

EXIGENCES 

• Bilingue (français et anglais) 

• Diplôme en administration des arts ou expérience pertinente de minimum 2 ans 

• Expérience en administration financière 

• Maîtrise de la suite Microsoft : Excel, Word, Outlook, SharePoint, Teams, Planner 

• Expérience avec Filemaker Pro ou autre base de données (un atout)

• Accès à un véhicule fiable et permis de conduire valide (un atout)

PROFIL RECHERCHÉ 

• Organisé.e et efficace 

• Fait preuve d’initiative 

• Excellentes aptitudes en service à la clientèle 

• Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir les priorités 

• Souci du détail 

• Autonome tout en étant un.e joueur.euse d’équipe 

• Gère bien la pression 

PARAMÈTRES DU POSTE 

• Horaire : 40 heures par semaine, 44 semaines par an (fin août à fin juin). Contrat renouvelable, avec possibilité d’extension durant l’été selon le financement. 

• Salaire : $54,080-$62,400/année 

• Avantages sociaux 

• Environnement de travail : principalement à distance, une journée par semaine au bureau et réunions au bureau (min. 1 fois/mois) et soutien lors des événements en personne 

• Équipement fourni : ordinateur de travail 

• Vacances : 10 jours de congé payé 

• Congés de maladie : 10 jours payés 

MASC valorise la diversité au sein de son équipe de travail. Nous encourageons les candidat.e.s à s’identifier comme membres des groupes suivants : personnes autochtones, noires, racisées, en situation de handicap, 2SLGBTQIA+, nouvel.le.s arrivant.e.s, personnes âgées et femmes+. 

 
Veuillez faire parvenir votre lettre de motivation et votre CV à : michelineshoebridge@masconline.ca